Как управлять вашими юридическими деловыми документами

Как владелец малого бизнеса, вы создаете значительный объем бумажной работы. Многие из этих документов необходимы для легальной деятельности вашего малого бизнеса. И между всеми записями ваших сотрудников и каждым из ваших клиентских контрактов на самом деле легче сказать, чем сделать, чтобы оставаться в курсе этих документов.

Для дальнейшего успеха вашего бизнеса крайне важно научиться правильно получать, организовывать, хранить и обмениваться всей этой юридической документацией.

Фактические необходимые вам документы будут зависеть от нескольких факторов, в том числе:

-Структура бизнеса: Некоторые виды бизнеса регулируются более жестко, чем другие. Например, большинству корпораций для начала деятельности требуется тщательная документация, в то время как индивидуальные предприниматели обычно не нуждаются в какой-либо официальной регистрации для ведения бизнеса.

-Местоположение: В каждом штате США существуют свои собственные правила, регулирующие лицензирование бизнеса, некоторые из которых гораздо более формальны и тщательны, чем другие. Даже города, округа и другие местные юрисдикции могут иметь уникальные требования к лицензированию.

-Отрасль: Тип продуктов или услуг, предоставляемых вашим бизнесом, также может определять, какая лицензия или разрешение вам нужны. Некоторые штаты и муниципалитеты дополнительно разбивают требования к лицензированию по отраслям. Если, например, вы работаете строительным подрядчиком, вам может потребоваться лицензия подрядчика в дополнение к бизнес-лицензии. Если у вас есть бар или ресторан, вам, скорее всего, понадобятся лицензии на услуги общественного питания и спиртные напитки, а также сертификаты безопасности пищевых продуктов для каждого из ваших сотрудников.

После получения лицензий и разрешений не забывайте сохранять их активными и актуальными. Многие лицензии истекают каждые несколько лет, если не ежегодно. Если ваша лицензия истекла, вы можете быть подвергнуты штрафам и штрафам со стороны соответствующего лицензирующего органа. Обязательно обратитесь в соответствующий орган по лицензированию в вашей юрисдикции, чтобы узнать больше о конкретных документах, которые вам нужны, а также о шагах, которые вам необходимо предпринять для их обслуживания.

Как только у вас появятся лицензии и разрешения, рассмотрите возможность их открытого показа в вашем учреждении. Это обязательно в большинстве муниципалитетов, но в любом случае это хорошая возможность продемонстрировать свою легитимность клиентам и клиентам. Независимо от того, отображаете ли вы или храните свои лицензии и разрешения, просто убедитесь, что вы можете быстро найти их, если в этом возникнет необходимость.

Если контракты являются постоянной частью вашего бизнеса, рассмотрите возможность использования цифровых контрактов. Вместо обычных восьми дней вы часто можете получить нужные вам подписи всего за три часа, что позволяет быстрее выполнять свою работу и избегать лишних трат времени. Это также облегчает организацию, так как вы можете расставлять приоритеты в проектах, над которыми вы активно работаете, и не терять из виду контракты, которые ожидают подписания.

Как только контракты будут подписаны, позаботьтесь о том, чтобы хранить их как можно безопаснее. Если вы используете физические контракты, убедитесь, что они надлежащим образом помечены и организованы, прежде чем закреплять их. Если вы используете цифровые контракты, следуйте рекомендациям по кибербезопасности, независимо от того, хранятся ли ваши документы локально или в облаке. Вы также можете хранить как цифровые, так и физические контракты, поэтому у вас всегда есть резервная копия, но для этого потребуются дополнительные меры безопасности.

Что делает контракт юридически обязательным?

Не все контракты являются юридически обязательными. Для приведения в исполнение контракты должны иметь:

-Предложение, сделанное одной стороной, которое другая сторона принимает.

-Четко выраженная выгода, которую каждая сторона получает от контракта.

-Взаимопонимание о том, что обе стороны обязаны выполнять обязательства, изложенные в контракте.

Кроме того, все стороны должны иметь юридическую возможность подписать контракт. Без всех этих элементов контракт может не подлежать исполнению. Если у вас есть ни к чему не обязывающий контракт, вы не можете подать на другую сторону в суд, если она не выполнит свою часть сделки.

Имейте в виду, что устные контракты могут быть юридически обязательными. Однако доказать их существование невероятно сложно, не говоря уже о том, чтобы обеспечить их соблюдение. По этой причине для вашего бизнеса лучше использовать письменные контракты. Кроме того, большинство письменных контрактов требуют подписи — либо мокрой подписи, либо электронной подписи — чтобы быть действительными. Таким образом, вы не можете непреднамеренно согласиться на что-то во время простого разговора и поставить под угрозу свой бизнес.

Однако, чтобы продолжать вести свой бизнес без проблем, вам необходимо поддерживать налоговые документы и финансовые отчеты вашего бизнеса в порядке. Налоговое управление США рекомендует вам вести деловые записи, связанные со следующими пунктами:

-Квитанции о продажах, счета-фактуры и любые другие записи, подтверждающие доход, получаемый вашим бизнесом

-Подтверждение покупок, совершенных вашим бизнесом

-Другие расходы, понесенные вашим бизнесом в ходе деятельности

-Вычеты и списания по определенным видам расходов, особенно связанных с поездками и развлечениями

-Активы и другое имущество, используемое для ведения бизнеса

-Налоги на занятость и другие записи о сотрудниках

Налоговое управление США рекомендует владельцам бизнеса вести учет не менее трех лет. Однако бывают ситуации, в которых вам может потребоваться хранить документы значительно дольше. Есть даже некоторые записи, такие как финансовые отчеты и счета о продаже, которые вы должны хранить постоянно.

Конечно, не помешает быть доскональным. Храните любые другие соответствующие финансовые документы, которые могут вам понадобиться в будущем. Хотя вы не можете вернуть уничтоженный документ, вы всегда можете избавиться от сохраненного документа.

Как и контракты, вы можете организовать и хранить свои налоговые документы как физически, так и в цифровом виде. Используйте любой формат или систему, подходящую для вашего бизнеса, чтобы вы могли сохранять и отслеживать необходимые документы.

Независимо от того, нужно ли вам хранить конфиденциальные документы для собственного использования или делиться ими с другими, вот несколько способов их защиты:

-Заприте его: Если вы храните какие-либо печатные копии этих документов, положите их в безопасное место. Не предоставляйте универсальный доступ своим сотрудникам или клиентам. Храните их в запертом ящике, картотеке или комнате и доставайте только тогда, когда вам это нужно.

-Защита с помощью паролей: Вы также можете хранить цифровые документы под "замком и ключом" с помощью паролей. Таким образом, только лица, имеющие пароль, могут получить доступ к документам. Обязательно разработайте надежные, уникальные пароли для каждого из ваших документов и регулярно меняйте их, чтобы обеспечить их полную защиту.

-Шифруйте все: Всякий раз, когда вам нужно что-то отправить, шифруйте свои цифровые документы. Шифрование принимает текст и “скремблирует” его, поэтому текст не читаем для неавторизованных пользователей. Если вы отправите конфиденциальный документ и кто-то перехватит его, он не сможет прочитать документ. Только люди с “ключом”, похожим на пароль, могут расшифровать и прочитать документ.

-Будьте осторожны с электронной почтой: Лучше избегать отправки любой конфиденциальной информации по электронной почте. Это не так безопасно, как другие инструменты, которые сейчас доступны. Попробуйте вместо этого использовать средство передачи файлов или облачную систему хранения. Или, что еще лучше, используйте решение для электронной подписи, которое включает безопасную доставку.

-При необходимости придерживайтесь старой школы: Если есть что-то, что вы не можете отправить онлайн с помощью одного из вышеперечисленных вариантов, вы можете рассмотреть возможность использования факса или почтовой службы, хотя в последнем случае перехват и повреждение являются дополнительными проблемами. Независимо от этого, убедитесь, что у вас есть точные сведения о доставке, и придерживайтесь квитанций, которые предлагает каждый вариант.

Лицензии, контракты, финансовые отчеты и многие другие документы слишком важны, чтобы их потерять или потерять из виду. Какой бы метод вы ни использовали, сделайте безопасность документов и организацию своими главными приоритетами. Это уменьшит вероятность сбоя с оформлением документов и обеспечит успешную работу вашего бизнеса.

Материал подготовлен  Adobe