Исследования показывают, что безбумажные школьные медицинские карты могут значительно упростить повторяющиеся задачи, такие как поиск и просмотр медицинских карт учащихся, а электронные подписи могут упростить широкий спектр процессов оформления документов как для учащихся, так и для школьного персонала. Фактически, учреждения обнаруживают, что цифровые медицинские карты ускоряют регистрацию в полисе, защищают конфиденциальность студентов, обеспечивают соблюдение нормативных требований и ускоряют санкционированное раскрытие информации о студентах в случае чрезвычайных ситуаций.
Более того, многие медицинские работники теперь считают электронные медицинские карты важным инструментом для школ . Итак, давайте подробнее рассмотрим все эти преимущества безбумажной системы и посмотрим, какие незамедлительные шаги может предпринять ваша школа для перехода к безбумажной системе медицинских карт.
Оцифровка данных о здоровье упрощает сбор, организацию и хранение записей учащихся.
Хранение медицинских карт учащихся в цифровом формате дает ряд преимуществ по сравнению с традиционными бумажными системами хранения документов, и эти преимущества становятся очевидными уже на этапе подачи документов. Школы, которые отправляют документы о состоянии здоровья в цифровом виде и собирают проверенные электронные подписи, а не рукописные, могут сократить время обработки с недель до нескольких часов. Это резкое сокращение времени обработки может высвободить административный персонал, чтобы сосредоточиться на более срочных задачах, и в то же время избавит вашу школу от необходимости нанимать дорогостоящих сезонных специалистов по вводу данных.
Более того, цифровые медицинские карты намного проще организовать, чем печатные копии. Электронная база данных служит единым централизованным хранилищем всех данных о здоровье студентов, доступ к которым можно получить с любого авторизованного устройства в любом месте на территории кампуса или даже удаленно через безопасное мобильное соединение. Кроме того, вместо того, чтобы требовать, чтобы сотрудники заполняли и искали записи вручную, система электронных медицинских карт автоматически упорядочивает данные о здоровье учащихся и упрощает для администраторов поиск конкретных записей всего несколькими нажатиями клавиш.
Что касается физического пространства, цифровые документы также занимают гораздо меньше места, чем бумажные. Вместо того, чтобы требовать комнаты, заполненные громоздкими шкафами для документов, электронные медицинские карты можно хранить на локальном сервере или хранить в облаке, что помогает снизить затраты на хранение в вашей школе и освобождает места для хранения документов, которые можно использовать для офисных помещений или других более неотложных нужд. Это означает, что ваша школа может легко оправдать первоначальные инвестиции в переход на безбумажные документы, поскольку преобразование цифровых медицинских карт быстро окупится.
Электронные медицинские карты защищают конфиденциальность учащихся и поддерживают соблюдение нормативных требований.
Преимущества перехода на безбумажную форму выходят далеко за рамки этих практических преимуществ. Электронные медицинские карты также обеспечивают гораздо более надежную защиту, чем бумажные системы хранения документов, поскольку доступ к защищенным цифровым файлам может получить только уполномоченный персонал. В системе электронных записей можно даже указать уровни разрешений для определенных типов информации, что позволяет администраторам проверять, например, наличие у определенного учащегося страховки, защищая при этом личную информацию учащихся (и другие личные или конфиденциальные данные) от раскрытия. просматривается неуполномоченными лицами.
На самом деле, такие точные и последовательные политики безопасности обеспечивают больше, чем просто спокойствие: они помогают обеспечить соответствие вашей школы широкому спектру правил управления записями, таких как Закон о правах семьи на образование и конфиденциальность (FERPA) , переносимость медицинского страхования и Закон об ответственности (HIPAA) и Правило защиты конфиденциальности детей в Интернете (COPPA). По мере того, как все больше штатов принимают жесткие меры в отношении нарушений этих правил, цифровые медицинские карты могут держать вашу школу в чистоте, обеспечивая полное соответствие требованиям FERPA, HIPAA и COPPA на автоматизированной основе.
А когда придет время управлять обновлениями записей о прививках (что, вероятно, сделает ваша школа в январе этого года), цифровые формы могут избавить ваш административный персонал от множества ненужных головных болей. Например, безбумажными документами легко обмениваться в электронном виде со студентами и членами семьи, которые могут вносить любые необходимые изменения в режиме реального времени, а затем завершать эти изменения с помощью цифровой подписи. В результате внесение изменений в каждый документ часто занимает всего несколько минут, что позволяет небольшой группе администраторов легко управлять тысячами процессов регистрации медицинского страхования параллельно.
Переход на электронные медицинские карты учащихся может начаться с нескольких простых шагов.
Хотя переход на цифровые медицинские карты может показаться сложным техническим процессом, правда в том, что легко начать работу, внеся некоторые простые изменения в существующую систему документации вашего учебного заведения. Например, многие администраторы начинают с преобразования бумажных форм в заполняемые PDF-файлы с помощью Adobe Scan , а затем собирают электронные подписи на этих документах с помощью Adobe Acrobat Sign . Одно лишь онлайн-подписание документов может сэкономить вашей школе тысячи рабочих часов в месяц, а также заложить основу для сквозных безбумажных процессов во всей административной инфраструктуре вашего учреждения.
По мере того, как административный персонал вашей школы будет более комфортно работать с цифровыми документами, вы захотите организовать собираемую информацию в централизованную и соответствующую требованиям базу данных. Чтобы облегчить этот переход, Acrobat упрощает извлечение определенных данных из заполненной формы и добавление этой информации в электронную таблицу или базу данных по вашему выбору. Затем вы можете предоставить определенные уровни доступа пользователям с различными уровнями авторизации или отображать актуальные сводки записей для сотрудников администратора, у которых нет разрешения на просмотр личных или конфиденциальных данных учащихся — и все это без необходимости ручного сбора и авторизации администраторами. каждой запрошенной записи.
А когда дело доходит до конфиденциальности учащихся, Adobe обеспечивает лучшую в своем классе систему безопасности на протяжении всего жизненного цикла каждого документа, применяя элементы управления для обеспечения того, чтобы вся собранная медицинская информация хранилась в соответствии с такими нормами, как COPPA, FERPA и HIPAA. Службы управления идентификацией Adobe еще больше расширяют эту безопасность, предоставляя детальное управление авторизацией, связанное с конкретными записями сотрудников и устройствами, гарантируя, что нужные сотрудники могут получить доступ к информации, необходимой им для выполнения их работы, и в то же время предотвращая доступ неавторизованных сторон к какой-либо информации. детали, к которым у них не должно быть доступа.
Эта надежная безопасность и гибкость позволяют легко интегрировать продукты Adobe Acrobat с широким спектром приложений , от офисных пакетов до систем баз данных и приложений для повышения производительности. Это означает, что когда придет время обновить медицинские карты учащихся, вам будет намного проще синхронизировать свои локальные данные с информацией из других источников и мест назначения, таких как базы данных иммунизации на уровне штата и медицинские записи сообщества. Попутно вы обнаружите, что безбумажные процессы и предварительно заполненные формы помогают предотвратить такие неприятности, как дублирование записей, а также избавляют команды от хлопот и расходов, связанных с ежегодным вводом данных.
Помогая собирать и обновлять данные о здоровье учащихся, проверяя отправленные формы с помощью электронных подписей и защищая конфиденциальность учащихся для обеспечения соблюдения нормативных требований, электронные медицинские карты могут облегчить это время года для вашего административного персонала самыми разными способами. От скорости до эффективности, безопасности и конфиденциальности — безбумажные медицинские карты обладают многочисленными преимуществами по сравнению с традиционными бумажными документами, а с помощью программного обеспечения Adobe переход на полностью безбумажные процессы стал проще и экономичнее, чем когда-либо. Посетите бесплатный веб-семинар Adobe по запросу « Оцифровка медицинских карт (и не только) с помощью Adobe Sign », где вы найдете пошаговое руководство по началу работы.
А чтобы узнать больше о том, как перейти на безбумажные документы и оптимизировать переход вашей школы на цифровые медицинские карты, посетите Центр образовательных ресурсов Adobe, где вы найдете бесплатные руководства, а также тематические исследования от учебных заведений, которые открыли для себя преимущества цифрового преобразования.
Ваши контактные данные не публикуются на сайте.